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关于下发《北京大学医学部对外签订合同实施办法》(试行)的通知
发布日期:2005-09-30浏览次数:字号:[ ]

   

北医(2004)部字48号

各院(部)、有关直属单位:
  《北京大学医学部对外签订合同实施办法》(试行)经2004年3月8日医学部第6次部务会通过,现印发各单位,请遵照执行。

北京大学医学部对外签订合同实施办法(试 行)
 
第一章  总 则
 
    第一条 为了促进北京大学医学部对外经济活动的开展,提高对外工作效率,防范北京大学医学部的法律风险和经济风险,根据《关于下发医学部对外签订合同的几点规定的通知》和《关于成立北京大学医学部法律事务小组的通知》,特制定本实施办法。
    第二条 合同作为明确合同双方权利、义务的依据,具有法律约束力。故凡在教学、科研以及经营管理活动中,以北京大学医学部名义与外界发生往来的,应当签订合同。
    第三条 北京大学医学部法律事务小组根据部务会的授权,对合同进行动态监督管理,有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律事务小组对各单位(组织)实行咨询和指导。
    法律事务小组除对合同进行咨询和指导外,还应协助北京大学医学部领导正确执行国家法律法规;对学校的管理、经营决策活动提供法律意见;参与起草、审核重要的规章制度,确保医学部各种行为的合法性。
 
第二章 合同的准备
 
    第四条 各单位(组织)对外开展业务均应签订书面合同,不得在签订书面合同前先行开展业务活动。但下述情况除外:
   (一)即时清结的业务;
   (二)无保密内容和知识产权保护要求,且合同所涉金额在人民
币1万元以下(含本数)的一次性采购及一次性业务推广类、宣传品制作类业务;
   (三)经法律事务小组、财务处事先共同确认可不签署书面合同
的业务。
    第五条 经办人应在签约前核实对方是否具备签约资格(如审核其营业执照是否通过了当年工商部门年检等),并且有责任保证其具备履约能力。
    第六条 一般合同由各级经办人自行拟稿,合同内容包括合同标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或酬金,履行的期限、地点和方式,违约责任等主要条款。经办人应尽可能使用国家有关部门统一制定的格式文本。
    第七条 涉及商业秘密的合同,合同中应规定保密条款。
    第八条 各项业务活动(包括参与投标),不得以“北京大学”的名义签订合同,但经北京大学书面授权的除外。
 
第三章 合同的审核
 
第九条 合同拟稿完毕后,经办人应填写《合同流转单》,由单位(组织)负责人签署意见后,连同合同稿一并交相关部门进行合同审核。
    第十条 合同审核分为业务审核和法律事务审核。
    业务审核,指合同申请单位(组织)的负责人依职权进行审核后,按照合同的不同情况,送财务、行政后勤等业务职能部门进行的审核。
   (一)涉及资金支出的合同,应经财务处审核;
   (二) 固定资产采购合同, 应依固定资产采购流程,由设备与实验室管理处审核;
   (三)涉及房地产、基础设施的合同,应经后勤与基建管理处审核。
    法律事务审核,指经过业务审核后,由法律事务小组对合同的合法性及法律风险进行审核评估的过程。
    第十一条 业务审核部门根据国家法律法规、北京大学及医学部有关规章制度和医学部实际情况对合同稿审核并签署意见,同意则转法律事务小组,否决则由经办人根据情况退回,或者要求继续流转,但业务审核部门意见应予以保留,以供法律事务小组参考。
    政府行政主管部门下发的指令性责任书以及格式合同可不经业务审核,直接转至法律事务小组进行法律事务审核。
    第十二条 法律事务小组根据我国法律法规对合同稿审核并签署意见,同意则继续流转,重要合同则再转医学部主管主任,非重要合同则直接交医学部办公室印章保管人用印。
    第十三条 法律事务小组对合同稿予以否决的、由经办人根据情况退回,或者要求继续流转合同稿,但法律顾问意见予以保留,以供医学部主管主任参考。
    第十四条 上述流程中业务审核部门、法律事务小组予以否决,而根据经办人要求继续流转的合同稿,必须最后经主管医学部主任审核。
    第十五条 主管医学部主任对重要合同和有争议合同予以审核,并具有终审权,同意则交医学部办公室印章保管人用印,否决则退回。
    第十六条 中文合同的业务审核,3-5个工作日内完成;英文合同(经办人应提供中文译文),7-10个工作日内完成,经办人提出特殊要求的,业务审核部门应在合理时间内完成。有特殊原因,经请示医学部主管主任同意,可延长审核时间。
    第十七条 中文合同的法律事务审核,3-5个工作日内完成;英文合同(经办人应提供中文译文),7-10个工作日内完成,经办人提出特殊要求的,法律事务小组应在合理时间内完成。有特殊原因,经请示医学部主管主任同意,可延长审核时间。
 
第四章 合同的签章
 
    第十八条 医学部办公室印章保管人,应确认合同经过了合格的审核后(以《合同审核表》为准),方可在合同上加盖合同章。印章保管人和合同签字人不得在未经审核的合同上盖章或签字。
    第十九条 不需盖章,凭签字生效的合同,只有北京大学校长、医学部主任或其授权人有权在合同上签字。
    第二十条 经办人有责任保证盖章或签字后的合同,与经业务和法律事务审核的合同在条款内容上一致。
    第二十一条 有关合同订立、变更、解除等事宜使用印章,也适用本办法,不作另行规定。
第五章 合同的履行监控
第二十二条 经办人是合同履行、监控的第一责任人,负责全过程实施或监控合同中约定的付款、验收等工作。
    第二十三条 经办人有责任监控对方履约情况。合同履行出现异常情况的,经办人应及时书面告知法律事务小组。合同履行异常情况下发出的警告、交涉、通知、答复等文件应经法律事务小组审核。
    第二十四条 合同履行过程中需要变更、中止、解除的,按本规定办理审核手续。
 
第六章 合同的档案管理
 
第二十五条 合同至少应签署三份:合同申请单位(组织)和印章保管人各持一份存档。印章保管人和各单位(组织)应按统一要求建立合同台帐进行管理。
    第二十六条 由对方后盖章或签字的合同,经办人应在我方盖章或签字后10个工作日内,将一份合同原件交印章保管人存档。对我方已经签字盖章但最终未签署的合同,经办人也应当在上述期限内收回原件,交印章保管人存档。
    第二十七条 在合同签订前和履行过程中双方的来往信函、传真、票据、履约凭证(如交货单)等合同附属文件,由合同执行部门负责存档备查。
    第二十八条 自合同项下业务执行完毕之日起,国内合同档案至少保存八年,国外(含港、澳、台)合同档案至少保存十年。
    第二十九条 合同签章生效后,其中有各相关人员签署意见的合同流转单由印章保管人负责归档,合同有关的业务资料由相关的业务部门负责保管。
    第三十条 合同及相关资料不得随意借阅、复印、处置、销毁、遗失。
 
第七章 招、投标文件
 
    第三十一条 北京大学医学部采购大额商品或发包工程,应通过公开招标的方式,转让大额商品或技术成果,应通过公开拍卖的方式,涉及财政资金的项目必须按照国家法律法规的具体规定实施。
    第三十二条 以北京大学医学部名义的招投标文件或拍卖文件,也适用本办法,具体规定另行制定。
    第三十三条 投标文件签字提交及招标文件发布之前,文件中的合同条款应履行相应的业务和法律事务审核手续。
    第三十四条 投标授权人在投标文件上签字前应确认文件是否经过业务和法律事务审核。
 
第八章 行 政 责 任
 
    第三十五条 凡违反本办法规定,存在下列行为之一者,由北京大学医学部对相关人作出警告、记过、记大过的行政处分。
   (一)违反第八条的规定,以“北京大学”的名义签订合同,但未造成严重经济损失的;
   (二)违反第九条的规定,在合同交相关部门进行合同审核前,未经单位(组织)负责人签署意见,但未造成严重经济损失的;
   (三)违反第十六条、第十七条的规定,业务审核和法律事务审核部门,未在规定时间内完成审核,严重影响了工作的正常进行的;
   (四)违反第二十二条的规定,经办人未履行全过程实施或监控合同中约定的义务,但未造成严重经济损失的;
   (五)违反第二十三条的规定,经办人未履行监控对方履约情况义务,但未造成严重经济损失的;
   (六)其他违反本办法,但未造成严重经济损失的行为。
    第三十六条 凡违反本办法规定,存在下列行为之一者,经医学部部务会讨论,由北京大学医学部对相关人做出降级、撤职、开除的行政处分;造成严重经济损失,构成犯罪的,依法追究刑事责任。
   (一)违反第四条的规定,未签订书面合同,对外开展业务,造成严重经济损失的;
   (二)违反第五条的规定,签约前未核实对方是否具备签约资格及履约能力,造成严重经济损失的;
   (三)违反第八条的规定,以“北京大学”的名义签订合同,造成严重经济损失的;
   (四)违反第九条的规定,在合同交相关部门进行合同审核前,未经单位(组织)负责人签署意见,造成严重经济损失的;
   (五)违反第十八条的规定,印章保管人和合同签字人在未经审核的合同上盖章或签字,造成严重经济损失的;
   (六)违反第十九条的规定,未经北京大学校长、医学部主任授权,擅自在合同上签字,造成严重经济损失的;
   (七)违反第二十条的规定,造成盖章或签字后的合同与经业务和法律事务审核的合同在条款内容上不一致,造成严重经济损失的;
   (八)违反第二十二条的规定,经办人未履行全过程实施或监控合同中约定的义务,造成严重经济损失的;
   (九)违反第二十三条的规定,经办人未履行监控对方履约情况义务,造成严重经济损失的;
   (十)其他违反本办法,造成严重经济损失的行为。
     第三十七条 受撤职处分的,同时降低级别和职务工资。
     第三十八条 受行政处分期间,不得晋升职务和级别;受警告以外行政处分的,不得晋升工资档次。
 
第九章 附 则
 
    第三十九条 本办法适用于北京大学医学部所属各级单位(组织)及个人,附属医院可参照本办法另行制定本院规定。
    第四十条 本办法下列用语的含义为:
   (一)合同,包括各种冠以合同、合约、契约、订单、备忘录、意向书等名称的法律性文件。原则上合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。
   (二)北京大学医学部名义,指缔约方直接使用“北京大学医学部”作为缔约主体,或使用的名义中含有“北京大学”、“北京大学医学部”、“医学部”、“北医”、“北京医科大学”、“北医大”等字样。
   (三)即时清结的业务,指订立、履行和终止同时进行和完成,不发生后续权利义务的业务。
   (四)一次性采购,特指非日常性的,非借贷性的商品采购。
   (五)一次性业务推广类、宣传品制作类业务,特指因教学、科研或业务合作而需要进行的非日常性市场推广、宣传工作。
   (六)经办人,指具体负责合同谈判、签订和合同履行的人员。
   (七)商业秘密,指所有不为公众所知悉、能够为北京大学医学部带来经济利益,具有实用性并采取保密措施的技术信息和业务信息。
   (八)重要合同,指以下涉及北京大学医学部重大利益的合同。
     1、涉及人民币5万元以上(含本数)资金支出的合同;
     2、涉及合资、合作、联营等内容的合同;
     3、涉及专利、商标、著作权、商业秘密等知识产权内容的合同;
     4、其他涉及北京大学医学部重大利益的合同。
    第四十一条 本办法自发布之日起生效执行
    第四十二条 本办法由北京大学医学部部务会负责解释。
 
 
北 京 大 学 医 学 部
2004年4月9日
 
 




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